Chính sách Bảo mật này mô tả cách CÔNG TY CỔ PHẦN ICIRCLING ("iCircling", "chúng tôi") thu thập, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu khi bạn sử dụng website, ứng dụng người dùng, cổng quản trị và các dịch vụ liên quan của nền tảng logistics iCircling.
Chúng tôi xử lý dữ liệu để cung cấp dịch vụ kết nối chủ hàng, chủ xe, tài xế, quản trị vận hành, thông báo, chứng từ vận tải, thanh toán, kế toán và hoá đơn. Nếu bạn không đồng ý với Chính sách này, vui lòng không sử dụng Dịch vụ hoặc liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ.
1. Phạm vi áp dụng
Chính sách này áp dụng cho:
- Website giới thiệu tại https://icircling.com và các trang hỗ trợ, điều khoản, chính sách.
- Ứng dụng/cổng người dùng dành cho chủ hàng, chủ xe, tài khoản lai, tài khoản phụ và tài xế.
- Cổng quản trị dành cho nhân sự vận hành, kế toán, quản trị viên và các vai trò nội bộ được phân quyền.
- Các API, hệ thống thông báo, xác thực, quản lý hồ sơ, đơn hàng, chuyến hàng, chứng từ, media và tích hợp kế toán/hoá đơn liên quan.
2. Dữ liệu chúng tôi thu thập
2.1. Dữ liệu tài khoản và xác thực
- Email, số điện thoại, loại tài khoản, loại chủ thể cá nhân/doanh nghiệp, trạng thái tài khoản, tài khoản chính/phụ, mã người dùng, vai trò và quyền truy cập.
- Mật khẩu ở dạng đã băm; chúng tôi không lưu mật khẩu dạng rõ.
- Lịch sử đăng nhập, lần đăng nhập gần nhất, nhật ký kiểm tra bảo mật, địa chỉ IP, user-agent, trạng thái lần thử đăng nhập.
- Mã OTP phục vụ đăng ký, quên mật khẩu và các luồng xác minh khác.
2.2. Hồ sơ cá nhân, doanh nghiệp và xác minh
- Họ tên, địa chỉ cá nhân, mã số thuế, số giấy tờ định danh, ngày cấp, nơi cấp, ảnh hoặc tệp mặt trước/mặt sau giấy tờ định danh.
- Tên doanh nghiệp, địa chỉ, quốc gia, mã số thuế, người đại diện pháp luật, chức vụ người đại diện, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu xác minh tương đương.
- Trạng thái xét duyệt hồ sơ, lịch sử phê duyệt/từ chối, lý do từ chối và người thực hiện phê duyệt.
2.3. Dữ liệu vận tải và vận hành
- Thông tin chủ hàng, chủ xe, người gửi, người nhận và tài xế: tên, số điện thoại, email, địa chỉ, mã số thuế khi cần cho hợp đồng/chứng từ/hoá đơn.
- Thông tin hàng hoá: tên hàng, mã HS, khối lượng, thể tích, số kiện, quy cách đóng gói, giá trị khai báo, yêu cầu xử lý đặc biệt, ghi chú vận chuyển.
- Thông tin tuyến đường: địa chỉ lấy hàng/giao hàng, tỉnh/thành, quận/huyện, ghi chú điểm lấy/giao, toạ độ vĩ độ/kinh độ, điểm trung gian, depot lấy/trả container, thời gian dự kiến và thực tế.
- Thông tin xe và chuyến: biển số, quốc gia biển số, loại xe, tải trọng, dung tích, trạng thái xe, container, số seal/chì, tài xế, số chuyến, trạng thái milestone và lịch sử cập nhật.
- Ảnh, tệp, chứng từ và dữ liệu xác nhận vận hành như ảnh hàng, packing list, tài liệu hàng đặc biệt, POD, ảnh bốc/dỡ, biên bản sự cố, tài liệu xử lý khiếu nại và metadata liên quan.
2.4. Dữ liệu thanh toán, ngân hàng, kế toán và hoá đơn
- Thông tin tài khoản ngân hàng do người dùng cung cấp: ngân hàng, số tài khoản, tên chủ tài khoản, trạng thái mặc định/hoạt động.
- Đơn giá, tổng tiền, loại tiền, loại tính giá, phí vận hành, phí nền tảng, phụ phí, xác nhận thanh toán, mã tham chiếu ngân hàng, số tiền đã thanh toán, thời điểm thanh toán, người xác nhận và ghi chú.
- Thông tin khách hàng/nhà cung cấp, mã số thuế, địa chỉ, dữ liệu đồng bộ danh mục, dữ liệu hoá đơn và trạng thái đồng bộ với hệ thống AMIS/MISA khi tính năng này được bật.
- Hiện tại hệ thống không lưu thông tin thẻ ngân hàng trên máy chủ iCircling.
2.5. Dữ liệu thiết bị, thông báo và lựa chọn hiển thị
- FCM device token, loại thiết bị web/iOS/Android, thông tin thiết bị, trạng thái hoạt động, lần sử dụng gần nhất để gửi thông báo đẩy.
- Nội dung thông báo trong hộp thư ứng dụng, trạng thái đã gửi/đã đọc/thất bại, dữ liệu điều hướng như mã đơn hàng hoặc đường dẫn liên quan.
- Tuỳ chọn ngôn ngữ, chủ đề giao diện, vai trò đang dùng, dữ liệu phiên đăng nhập và token xác thực được lưu cục bộ trên trình duyệt/thiết bị để duy trì trải nghiệm đăng nhập.
2.6. Dữ liệu website và hỗ trợ
- Thông tin bạn gửi qua email, kênh hỗ trợ hoặc yêu cầu xoá tài khoản.
- Website landing page hiện dùng
localStorageđể lưu lựa chọn ngôn ngữ và hiện không sử dụng mã theo dõi quảng cáo, web beacon hoặc analytics bên thứ ba. - Website có tải Google Fonts từ máy chủ Google; trình duyệt của bạn có thể gửi dữ liệu kỹ thuật như địa chỉ IP và thông tin trình duyệt tới Google để tải font.
3. Cách chúng tôi sử dụng dữ liệu
- Tạo, xác thực và quản lý tài khoản; phân quyền vai trò người dùng, quản trị viên, tài khoản phụ và tài xế.
- Vận hành các luồng logistics: đăng nhu cầu vận chuyển, tìm kiếm năng lực vận tải, ghép đơn, quản lý chuyến, theo dõi milestone, xử lý sự cố, lưu chứng từ và đối soát.
- Xác minh hồ sơ cá nhân/doanh nghiệp, giấy tờ định danh, giấy phép đăng ký doanh nghiệp và hồ sơ xe/tài xế.
- Tính giá, phụ phí, phí nền tảng, xác nhận thanh toán, phát hành/chuyển dữ liệu hoá đơn và đồng bộ kế toán khi cần.
- Gửi OTP, email xác nhận, thông báo trong ứng dụng và thông báo đẩy về đơn hàng, hệ thống hoặc các lựa chọn thông báo mà bạn bật.
- Bảo mật hệ thống, phát hiện đăng nhập bất thường, ghi nhận audit log, giới hạn lạm dụng OTP/media và xử lý lỗi kỹ thuật.
- Cải thiện chất lượng dịch vụ, hiệu năng, hỗ trợ khách hàng, báo cáo vận hành và tuân thủ nghĩa vụ pháp lý.
4. Cơ sở kỹ thuật bảo vệ dữ liệu
4.1. Mật khẩu và OTP
- Mật khẩu được băm bằng bcrypt với salt riêng và cost factor 12 trước khi lưu. iCircling không lưu mật khẩu dạng rõ.
- Việc kiểm tra mật khẩu được thực hiện bằng cơ chế so khớp bcrypt hash.
- OTP được lưu dưới dạng SHA-256 hash kèm salt ngẫu nhiên, có thời hạn, trạng thái đã xác minh/đã dùng và giới hạn số lần thử, mặc định tối đa 3 lần.
4.2. Token, phân quyền và API
- Đăng nhập thành công trả về JWT access token ký bằng RS256 với khoá riêng RSA tại Auth Service; Kong API Gateway xác minh token bằng khoá công khai trước khi chuyển tiếp request tới các service nghiệp vụ.
- Access token hiện có thời hạn mặc định 24 giờ. Có issuer riêng cho người dùng và quản trị viên.
- Frontend gửi token qua header
Authorization: Bearer. Token và một số dữ liệu phiên được lưu tronglocalStoragecủa trình duyệt để duy trì phiên đăng nhập; bạn nên đăng xuất trên thiết bị dùng chung. - Hệ thống sử dụng vai trò/quyền truy cập để giới hạn chức năng theo loại tài khoản và nghiệp vụ.
4.3. Tệp và chứng từ
- Tệp tải lên được lưu kèm metadata như tên tệp, kích thước, MIME type, đường dẫn lưu trữ, người tải lên, trạng thái tạm thời/đã gắn và thời điểm hết hạn nếu là tệp tạm.
- Khi dùng S3 hoặc storage tương thích S3, cấu hình hỗ trợ private ACL, chữ ký S3 v4, URL ký tạm thời và mã hoá phía máy chủ AES256 cho môi trường không phải local MinIO.
- Hệ thống có giới hạn loại tệp, dung lượng và quota tệp tạm để giảm rủi ro lạm dụng.
4.4. Giới hạn bảo mật
Không có phương thức truyền tải hoặc lưu trữ điện tử nào an toàn tuyệt đối. Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức hợp lý, nhưng không thể bảo đảm loại bỏ mọi rủi ro. Khi dùng Dịch vụ, bạn cần giữ bí mật thông tin đăng nhập, OTP, thiết bị và email/số điện thoại nhận mã xác thực.
5. Chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba
Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu khi cần để cung cấp Dịch vụ, vận hành hệ thống hoặc tuân thủ pháp luật. Các nhóm bên thứ ba có thể bao gồm:
- Firebase Cloud Messaging/Google: dùng để cấp FCM token và gửi thông báo đẩy tới thiết bị đã cho phép nhận thông báo.
- HERE Geocoding: dùng để chuyển địa chỉ thành toạ độ hoặc toạ độ thành địa chỉ khi bạn tìm kiếm/chọn địa điểm trong ứng dụng.
- Google Maps: một số liên kết trong ứng dụng có thể mở Google Maps với toạ độ/địa chỉ liên quan.
- AMIS/MISA: dùng cho đồng bộ danh mục khách hàng/nhà cung cấp, dữ liệu kế toán và hoá đơn khi tính năng được bật trong môi trường vận hành.
- Dịch vụ email/SMS/OTP: dùng để gửi mã xác thực, thông báo đăng ký hoặc thông báo vận hành.
- Nhà cung cấp hạ tầng, lưu trữ, cơ sở dữ liệu, object storage/S3, logging và vận hành hệ thống: dùng để lưu trữ, sao lưu, bảo mật và cung cấp API.
- Cơ quan nhà nước, toà án hoặc bên có thẩm quyền: khi pháp luật yêu cầu hoặc khi cần bảo vệ quyền, tài sản, an toàn của iCircling, người dùng hoặc cộng đồng.
6. Dữ liệu hiển thị cho người dùng khác
Do bản chất của nền tảng logistics, một số dữ liệu cần được chia sẻ giữa các bên trong cùng giao dịch, ví dụ:
- Chủ xe có thể xem thông tin hàng hoá, tuyến đường, lịch trình, điểm lấy/giao, yêu cầu vận chuyển và thông tin liên hệ cần thiết.
- Chủ hàng có thể xem thông tin chủ xe, xe, tài xế, biển số, trạng thái chuyến, chứng từ, POD và dữ liệu xử lý sự cố.
- Tài xế chỉ được cấp quyền truy cập những đơn/chuyến được chỉ định và các thao tác cần thiết cho vận hành.
- Nhân sự quản trị, vận hành, kế toán và hỗ trợ có thể truy cập dữ liệu theo vai trò để xử lý nghiệp vụ, hỗ trợ và tuân thủ.
7. Lưu trữ dữ liệu
- Dữ liệu tài khoản và hồ sơ được lưu trong thời gian tài khoản hoạt động và một khoảng thời gian hợp lý sau khi chấm dứt để xử lý tranh chấp, kiểm toán, an toàn hệ thống và nghĩa vụ pháp lý.
- Dữ liệu đơn hàng, chuyến hàng, chứng từ vận tải, thanh toán, kế toán, hoá đơn và audit log có thể được lưu lâu hơn theo yêu cầu pháp luật, kế toán, thuế, hợp đồng hoặc nhu cầu giải quyết khiếu nại.
- Thông báo trong ứng dụng có cấu hình lưu giữ vận hành, hiện là 90 ngày; hệ thống cũng có giới hạn số thông báo tối đa mỗi người dùng.
- Tệp media tạm có thời hạn và quota riêng; tệp đã gắn với đơn/chuyến/chứng từ được lưu theo vòng đời nghiệp vụ liên quan.
- Yêu cầu hỗ trợ và trao đổi qua email được lưu trong thời gian cần thiết để xử lý yêu cầu và cải thiện dịch vụ.
8. Quyền và lựa chọn của bạn
- Bạn có thể yêu cầu truy cập, chỉnh sửa, cập nhật hoặc xoá dữ liệu cá nhân trong phạm vi pháp luật cho phép và trong phạm vi không ảnh hưởng tới nghĩa vụ lưu trữ hợp pháp.
- Bạn có thể tắt quyền thông báo trình duyệt/thiết bị, thu hồi quyền truy cập vị trí/camera/tệp trong cài đặt thiết bị hoặc trình duyệt.
- Bạn có thể đăng xuất để xoá phiên hoạt động hiện tại khỏi ứng dụng; một số khoá phiên cục bộ như token, profile cache và FCM cache sẽ được xoá khi đăng xuất hoặc khi token hết hạn.
- Bạn có thể yêu cầu xoá tài khoản bằng cách gửi email tới contact@icircling.com với tiêu đề "Yêu cầu xoá tài khoản". Chúng tôi sẽ phản hồi và xử lý trong thời gian hợp lý, thông thường 7-14 ngày làm việc sau khi xác minh yêu cầu.
9. Trẻ em
Dịch vụ iCircling không hướng tới người dưới 16 tuổi. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu cá nhân của người dưới 16 tuổi. Nếu bạn cho rằng trẻ em đã cung cấp dữ liệu cho chúng tôi, vui lòng liên hệ để chúng tôi kiểm tra và xử lý phù hợp.
10. Chuyển dữ liệu và lưu trữ hạ tầng
Dữ liệu có thể được xử lý tại Việt Nam hoặc tại nơi đặt máy chủ/hạ tầng của nhà cung cấp dịch vụ mà iCircling sử dụng, bao gồm nhà cung cấp cloud, object storage, email/SMS, bản đồ, thông báo và kế toán/hoá đơn. Chúng tôi áp dụng các biện pháp phù hợp để bảo vệ dữ liệu khi xử lý qua các hệ thống này.
11. Thay đổi Chính sách
Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách này khi Dịch vụ, yêu cầu kỹ thuật, yêu cầu pháp lý hoặc đối tác tích hợp thay đổi. Phiên bản mới sẽ được đăng tại trang này và có hiệu lực từ thời điểm đăng, trừ khi có thông báo khác.
12. Liên hệ
Nếu bạn có câu hỏi, yêu cầu hỗ trợ, yêu cầu quyền riêng tư hoặc yêu cầu xoá tài khoản, vui lòng liên hệ:
- Email: contact@icircling.com
- Website: https://icircling.com
- Địa chỉ: CÔNG TY CỔ PHẦN ICIRCLING, Lô 45, B2.-28, Dự án Golden Hills, Đường Nguyễn Tất Thành, Phường Liên Chiểu, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam.